A transformação digital está mais presente do que nunca em todos os setores do mundo dos negócios. A evolução é contínua e campos tão antigos quanto a contabilidade também não estão isentos dela.

Os métodos tradicionais estão se tornando obsoletos e o surgimento de softwares de última geração está permitindo que as empresas entrem na contabilidade digital, que é muito mais eficiente, segura e prática.

Adquira software ou programa de contabilidade na nuvem

A primeira coisa é obter um programa de contabilidade de garantias permanentemente atualizado com as novas regulamentações e funcionalidades necessárias. Graças ao avanço da tecnologia, os programas existentes no mercado hoje são muito intuitivos e pragmáticos, facilitando o trabalho dos responsáveis.

Embora até alguns anos atrás a maioria das empresas utilizasse softwares de contabilidade que eram instalados nos próprios computadores e servidores da empresa, a nuvem vem desempenhando um papel fundamental nos últimos tempos. Flexibilidade, acessibilidade, escalabilidade, cooperação, imediatismo , etc., são apenas alguns dos benefícios que podem ser alcançados trabalhando com a nuvem.

De fato, a grande maioria das organizações já aposta e se beneficia das vantagens oferecidas pelos programas de contabilidade hospedados na nuvem.

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Passos a seguir para realizar a contabilidade da sua empresa corretamente

• Compilar toda a informação relevante: deve ser feito um acompanhamento contínuo e ordenado e toda a atividade económico-financeira do negócio deve ser mantida o mais atualizada possível. Registre todas as operações, desde receitas e despesas, passando por recebimentos e pagamentos, bem como outras ações que afetem a função econômica e o patrimônio da empresa. É claro que armazenar os diferentes documentos, como comprovantes de transações, faturas, folhas de pagamento, etc., não é mais um problema graças à digitalização dos mesmos.
• Registrar lançamentos contábeis: é parte fundamental da contabilidade. Os dados devem ser inseridos de forma ordenada e com critérios que garantam a consistência das informações. Errar em um lançamento contábil pode fazer com que sua contabilidade não apresente uma imagem confiável da situação econômica, financeira e patrimonial de sua empresa. Por esta razão, damos especial ênfase à importância de adquirir um software eficaz e otimizado.
• Revise todas as contas: faça um controle de qualidade que passa pela verificação dos lançamentos contábeis realizados para garantir que tudo está em ordem e tenha um sistema de aprovação prévia que garanta o controle sobre os registros contábeis que compõem suas demonstrações financeiras. Aqui entra em jogo a conciliação bancária, ou seja, verificar se os valores econômicos que uma empresa registrou coincidem com as movimentações bancárias ou, se não, se há indícios e causas para possíveis divergências. Também é fundamental ter o controle da dívida bancária, bem como das contas a receber dos clientes que trabalham com a empresa.
• Apresentar o Livro Diário e as Contas Anuais no Registo Mercantil : os lançamentos contabilísticos do exercício constam do Livro Diário; as Contas Anuais contêm as demonstrações financeiras e o relatório do exercício.

Por outro lado, e do ponto de vista da conformidade regulatória, a ferramenta escolhida deve disponibilizar à empresa a possibilidade de realizar as comunicações exigidas pela Administração Tributária, como, por exemplo, a geração de ficheiros apropriados para comunicações telemáticas remessas de impostos.

É importante ter em mente que manter as contas da sua empresa é uma tarefa que pode ser muito mais simples e prática do que parece. A solução BDH da Deloitte tem as vantagens de solidez, acessibilidade, atualização e segurança (SaaS) e está integrada, entre outras, com o Fornecimento Imediato de Informação (SII) , sistema que centraliza toda a comunicação com o Fisco e agiliza todas as passos discutidos nestas linhas, especialmente aqueles relacionados aos impostos indiretos e IVA.

A automatização de determinadas funções desempenha hoje um papel fundamental. Com uma solução tecnológica adequada e com o ERP ideal economizaremos tempo, papel e dinheiro .